Dicas e soluções tecnológicas que uso para a gestão de uma pequena empresa

Desde meados de 2015 tenho conciliado duas grandes frentes de trabalho profissional: a função de liderar a área de Planejamento e Mercado no SESI e a de administrar a Redial, empresa recém criada de consultoria e assessoria contábil.

O SESI é uma entidade robusta com mais de 500 colaboradores e orçamento que ultrapassa os R$ 120 milhões anuais, com décadas de existência e tem experimentado nos últimos anos considerável elevação na maturidade de sua gestão, por meio de um time de lideranças, incremento de práticas, controles, ferramentas, tecnologia, infraestrutura e capital humano.

O desafio da Redial, criada há menos de um ano, se mostra portanto infinitamente maior, pois iniciamos as atividades do zero e gostaria de compartilhar um pouco do processo de gestão da empresa e as ferramentas que têm nos auxiliado a ser mais produtivo.

Antes é preciso dizer que tenho aversão a papel, bloquinhos, post it e similares, portanto sou adepto de soluções tecnológicas na nuvem (Cloud Computing) que proporcionem agilidade, produtividade, diminuição de desperdícios e colaboração on line, sem perder de vista as limitações orçamentárias inerentes a maioria das pequenas empresas.

Gerenciamento de projetos, processos e tarefas

Para administrar nossas tarefas de forma centralizada, na nuvem e com o viés colaborativo, fizemos uma pesquisa com mais de 10 softwares no mercado e optamos por uma excelente solução chamada Wrike.

Trata-se de um software  de gerenciamento de projetos e tarefas, com interface amigável e várias funcionalidades interessantes, que envolvem organização de projetos, pastas, tarefas, sub-tarefas, comentários, arquivos, alertas, controle de prazos, relatórios, gráficos, dentre outros.

Possui aplicativos excelentes para iOS e Android, faz integração com o Gmail pelo Google Apps for Work (falaremos mais à frente), Google Chrome e o Editor de Documentos Online do Google.

A ferramenta é gratuita para até 5 usuários e possui limitações de funções nessa versão, mas para uma pequena empresa em início de atividade está atendendo perfeitamente e tem nos deixado muito satisfeitos.

Produtividade e comunicação

Uma das principais soluções de produtividade no trabalho que contratamos foi o pacote Google Apps for Work, que entrega principalmente o Gmail Corporativo e o excelente Google Drive para gestão de documentos na nuvem, mas utilizamos também o Google Agenda, o Google Keep (para registros de ideias e lembretes rápidos), o Editor de Documentos on line (texto e planilha) e o Hangouts (para chats e reuniões à distância).

E aqui vale uma importante anotação: a integração do plugin do Wrike com o Gmail Corporativo é fantástica. Por exemplo, um cliente pediu a geração de um relatório de ativos de sua empresa. Ao finalizar a tarefa, enviei o documento por e-mail. Clicando no botão “Create a Task” (Criar uma Tarefa) no próprio e-mail, ela é cadastrada automaticamente no Wrike com os textos do e-mail, o arquivo anexado, o usuário responsável e com o status de finalizada. Uma mão na roda.

Como não poderia ser diferente, para complementar esse pacote, compramos o Office 365 para utilização do Word, Excel e Power Point. Ele trouxe a reboque algumas vantagens para uso do Skype (utilizo mais com fornecedores) e 1 TB de espaço no sistema OneDrive, mas após alguns meses de utilização, retornei para o Google Drive por ser mais estável e não apresentar problemas de sincronização de arquivos como no sistema da Microsoft.

Gestão financeira

Para realizar a gestão financeira da Redial, após várias pesquisas, optamos por utilizar o sistema ContaAzul. Além de também ser totalmente na nuvem, ele é voltado especialmente para micro e pequenas empresas, é simples, intuitivo e possui um custo a partir de R$ 29,90 / mês.

Apelidei o ContaAzul de mini ERP tendo em vista que ele possibilita gerenciar processos de Vendas, Produtos, Estoques, Contas a Pagar, Contas a Receber, além de emitir Notas Fiscais e Boletos.

Mas o principal motivo da escolha desse sistema ocorreu pela disponibilização do programa ContaAzul para Contadores, pois permite que aqueles clientes que também adotarem o sistema tenham integração total com nossos softwares de automação contábil, eliminando papel, transporte de documentos e horas de escrituração, além de permitir o acesso em tempo real à vida financeira dos nossos clientes.

Ele possui aplicativo da função Vendas apenas para iOS, portanto para quem gosta de mobilidade, como nós, acredito que esse seja um ponto fraco do sistema.

Gestão Contábil

Como nosso principal processo de negócio está voltado para a Assessoria Contábil, recorremos ao sistema Alterdata para nos auxiliar nos macroprocessos Contábil, Fiscal e Pessoal.

A Alterdata possui mais de 30 anos no mercado e suas soluções colaboram para que cumpramos requisitos legais e de gestão, além de proporcionar mais produtividade ao possuir integração direta com o ContaAzul.

Ao final do mês, quando o cliente concilia o fechamento do seu movimento financeiro no ContaAzul, realizamos um procedimento de importação desses lançamentos diretamente para o módulo Contábil do Alterdata. Toda a escrituração é realizada em menos de 10 minutos, cabendo ao analista contábil apenas fazer revisão e ajustes para atendimento às Normas de Contabilidade.

Utilizamos ainda o sistema PackUp que possui total integração com o Alterdata, e é nada mais nada menos do que uma área exclusiva do cliente em nosso site, na qual ele pode realizar consulta de todos os documentos de sua empresa, cadastrar pré-admissão de funcionários e registrar eventos de folha de pagamento mensalmente (horas extras, atrasos, faltas).

Considerando os altos riscos financeiros e legais inerentes à nossa atividade, contratamos ainda dois sistemas de suma importância para manter o compliance fiscal de nossos clientes:

IOB Online: é um conjunto de normas e procedimentos na web atualizadas diariamente nas esferas Federal, Estadual, Municipal, Trabalhista, Previdenciária, Contábil e Empresarial. É uma consultoria on line que nos mantém sempre atualizados sobre as milhares de regras que envolvem nossos processos.

IOB Auditor Eletrônico SPED: software modular robusto que audita os arquivos digitais e declarações de nossos clientes antes de envio ao Fisco, permitindo antecipar-se à fiscalização e apresentando possíveis erros de origem em processos ou sistemas.

Gestão do cliente

Após alguns testes de sistemas CRM – Customer Relationship Management, temos utilizado o software brasileiro Agendor por ser totalmente on line, ter uma versão gratuita, ser simples e voltado para pequenas empresas. Possui aplicativo para iOS e Android  e dispõe de todas as funções necessárias ao nosso processo de gestão com o cliente, permitindo cadastrar atendimentos, oportunidades, tarefas, funil de vendas e emitir relatórios. Existem muitos CRM excelentes no mercado, como o SalesForce e o Microsoft Dynamics, mas são voltados para grandes corporações e o custo se torna inviável para uma pequena empresa.

Marketing

Todo pequeno empresário precisar lidar com vários assuntos diariamente. Ele é o diretor, o vendedor, o operacional e o office boy. O escasso capital de giro e a necessidade de investimento em marketing nos levou a conhecer a ferramenta Solomoto para tentar solucionar essa equação. Trata-se de uma plataforma israelense on line para pequenas e médias empresas, desembarcada recentemente no Brasil, que busca facilitar a gestão das atividades na web, mídias sociais e dispositivos móveis, por meio de automatização de processos de criação de anúncios e campanhas, oferecendo banco de imagens, textos e conteúdos prontos. Funciona em sistema pré-pago, portanto não há investimentos fixos, e temos toda a plataforma de mídia envolvendo Google, Facebook e Instagram em um único lugar.

Segurança da informação

É claro que no atual nível de maturidade e tempo de vida da Redial não poderíamos aqui resumir um Plano de Governança de TI, mas adquirimos sistema antivírus do Kaspersky que tem sido eficiente e nos atendido dentro de nossas expectativas.

Nossos documentos são todos trabalhados on line no Google Drive, que além de eficiente nos passa segurança. O Google leva muito a sério a privacidade dos seus clientes e possui duas certificações: o HIPAA (Ato de Portabilidade e Responsabilidade quanto à Informação da Saúde) e o FISMA (Lei de Gerenciamento de Segurança de Informações Federais). Traduzindo: nossos dados estão tão bem protegidos quanto as mensagens do governo dos Estados Unidos.

O Gmail Corporativo apresenta ainda poderosa ferramenta de checagem de todo o conteúdo das mensagens e anexos em busca de spams, vírus, malwares e spywares.

Como se vê, embora com limitações orçamentárias, o nosso modo de gestão perpassa por vários sistemas e frentes de processos importantes para que mantenhamos nossa produtividade e sustentabilidade. A quantidade de soluções que temos utilizado em tão pouco tempo traduz um pouco dessa importância.

Como prova, logo após a implantação do Wrike, descobri que minhas equipes e eu possuíamos cerca de 400 tarefas a serem realizadas este ano, o que denota a relevância das soluções que buscamos para ter mais produtividade no trabalho.

No mercado existem inúmeras outras soluções que podem ser mais adequadas ao seu perfil e ao seu negócio, mas é sempre importante frisar que empreender e fazer gestão, embora pareça fácil e simples, é uma tarefa árdua e exige foco, disciplina e conhecimento atualizado, sob pena de trabalharmos sem rumo e à beira de muitos riscos que envolvem o mundo corporativo.

Fonte: Anderson Paulo - Redial Assessoria Contábil